Die heutige Geschäftslandschaft ist in ständiger Unsicherheit. Während wir durch die Unbekannten navigieren, ist es wichtig, die Planung der Geschäftskontinuität zu einer Priorität zu machen.
Ein umfassender Business Continuity Plan (BCP) kann den Unterschied zwischen einer angemessenen Bewältigung einer Katastrophe mit nur minimaler Unterbrechung des Geschäftsbetriebs und einer verheerenden Beeinträchtigung Ihres Umsatzes und Ihrer Reputation bedeuten. Bei der Implementierung eines BCP geht es darum, die Ausfallsicherheit Ihres Unternehmens zu erhöhen. Daher ist es wichtig, einen BCP zu erstellen, der sowohl Schutz als auch eine Wiederherstellungsstrategie bietet.
Wie bei jeder komplexen, integrierten Geschäftsinitiative können Sie einen BCP nicht festlegen und dann in der Schublade verschwinden lassen, wenn Sie möchten, dass er bei Bedarf funktioniert. Ein hochfunktionaler BCP erfordert regelmäßige Wartung und Qualitätsprüfungen.
Wie oft sollten Sie den Business Continuity Plan überprüfen?
Leider gibt es keine kurze Antwort darauf, wie oft Sie Ihren BCP überprüfen müssen. Die Wahrheit ist, es kommt darauf an.
Je komplexer der Plan ist, desto mehr Pflege und Anpassungen sind erforderlich. Beispielsweise benötigt ein großes multinationales Unternehmen einen weitaus intensiveren Kontinuitätsplan als ein Zwei-Personen-Startup.
Die Produkte und Dienstleistungen, die eine Organisation anbietet, spielen auch eine große Rolle bei der Häufigkeit, mit der der BCP überprüft und aktualisiert werden muss. Unternehmen, die sich auf komplexe Lieferketten verlassen, müssen sicherstellen, dass ihr BCP Abhängigkeiten, Schwachstellen und Änderungen behebt, die sich auf die Kontinuität entlang der Kette auswirken.
Stark regulierte Branchen wie das Gesundheitswesen und das Bankwesen müssen Compliance- und Regulierungsstandards einhalten. Daher ist eine häufige Überprüfung des BCP erforderlich, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen im Falle eines Ausfalls oder einer anderen Störung erfüllt werden.
Wie häufig Sie BCP-Überprüfungen planen müssen, hängt auch von der Art der Technologie ab, über die Ihr Unternehmen verfügt. Einige Unternehmen haben Business Continuity-Tools implementiert, die automatisierte Backup-, Hochverfügbarkeits- und E-Mail-Archivierungstechnologien bereitstellen, die einfach über eine zentrale Verwaltungskonsole verfolgt werden können, wodurch die Notwendigkeit häufiger Überprüfungen minimiert wird.
Erstellen Sie einen Zeitplan zum Testen verschiedener Teile des Business Continuity-Plans
Möglicherweise haben Sie das Sprichwort gehört: "Wenn Sie Ihren Business Recovery-Plan nicht testen, haben Sie keinen Business Recovery-Plan." Selbst mit robusten automatisierten Tools können Sie die Geschäftskontinuität nicht dem Zufall überlassen. Es ist wichtig, regelmäßige Tests zu planen, um sicherzustellen, dass Ihr BCP bei Bedarf funktioniert.
Das heißt nicht, dass Sie jeden Monat einen vollständigen End-to-End-Wiederherstellungstest durchführen müssen. Hier ist eine Aufschlüsselung des allgemein akzeptierten BCP-Testplans:
Checklistentest - zweimal im Jahr
Führen Sie zweimal im Jahr eine hochrangige Überprüfung durch, ob die Ziele von der aktuellen BCP noch erreicht werden. Wenn Sie Lücken finden, korrigieren Sie den Plan und leiten Sie ihn an alle Beteiligten weiter.
Notfallübung - einmal im Jahr
Eine jährliche Notfallübung stellt sicher, dass jeder weiß, was im Katastrophenfall zu tun ist. Die Leiter, die die Übung durchführen, sollten die Reaktion des Personals beobachten. Dies ist besonders wichtig bei den heutigen schwankenden Beschäftigungsaussichten, da Neueinstellungen möglicherweise nicht über die BCP-Protokolle informiert sind.
Tabletop Review - alle zwei Jahre
Dies ist die Zeit, sich mit allen Stakeholdern, Führungskräften und dem Business Continuity Response Team zusammenzusetzen, um nach Lücken, Inkonsistenzen und veralteten Informationen zu suchen. Dies sollte eine geschäftsbezogene (nicht IT-gesteuerte) Überprüfung sein, da sich die Geschäftsziele und -prioritäten möglicherweise geändert haben.
Umfassende Überprüfung - alle zwei Jahre
In ein paar Jahren kann sich viel ändern. Diese Überprüfung sollte eine Neubewertung der Risiken, eine neue Folgenabschätzung und einen aktualisierten Wiederherstellungsplan umfassen.
Wiederherstellungssimulationstest - alle 2-3 Jahre
Das ist der große Test. Simulieren Sie eine echte Katastrophe und gehen Sie Ihr BCP von Ende zu Ende durch, damit Sie sicher sind, dass der Betrieb nach einer größeren Störung schnell wiederhergestellt werden kann.
Wann ist eine außerplanmäßige Überprüfung des Geschäftskontinuitätsplans durchzuführen?
Selbst wenn Sie sich an den empfohlenen Zeitplan halten, gibt es Ereignisse, die eine spontane BCP-Überprüfung erfordern.
Beispielsweise kann ein schwerwiegender Systemausfall oder ein Sicherheitsereignis Lücken in der Kontinuitätsabdeckung aufdecken, die behoben werden müssen. Wie oben erwähnt, ist auch eine große Anzahl von Personalbewegungen zu verzeichnen, sodass möglicherweise häufigere Überprüfungen erforderlich sind, um sicherzustellen, dass alles klappt.
Wenn sich in Ihrem Unternehmen ein großer technologischer Wandel vollzieht - ein neues E-Mail-System, ein Wechsel von lokalen Servern in die Cloud, eine aktualisierte POS-Software -, ist eine BCP-Überprüfung von entscheidender Bedeutung, um neue Hardware, Abhängigkeiten, Geschäftsprioritäten usw. in die Kontinuität einzubeziehen planen.
Aktivitäten zur Überprüfung des Kontinuitätsplans nach dem Geschäft
Nach jeder BCP-Überprüfung müssen Sie einige Folgeschritte ausführen. Aktualisieren Sie zunächst den BCP mit allen von Ihnen identifizierten Änderungen, einschließlich neuer Links und Kennwörter, Änderungen der Mitglieder des Wiederherstellungsteams und Änderungen der Prioritäten und Geschäftsziele.
Erstellen Sie anschließend einen Bericht und legen Sie ihn der Unternehmensführung und den Stakeholdern vor. Die Sichtbarkeit ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Wiederherstellung nach einer größeren Störung. Daher ist es wichtig, dass jeder über Änderungen und Aktualisierungen des Kontinuitätsplans informiert ist.
Es ist schwierig, alle wichtigen Akteure gleichzeitig an einen Ort zu bringen. Daher ist das Ende der jährlichen Tabletop-Überprüfung die perfekte Gelegenheit, um den Testplan für das nächste Jahr zu erstellen.
Tipps, um sicherzustellen, dass die Überprüfung des Business Continuity-Plans erfolgreich ist
Niemand verschwendet gerne Zeit oder Mühe. Hier sind einige bewährte Methoden, mit denen Sie sicherstellen können, dass Ihre BCP-Überprüfungen reibungslos verlaufen:
- Planen Sie Tests, damit der normale Betrieb nicht gestört wird.
- Gehen Sie die Tests mit den Mitarbeitern im Voraus durch, damit sie wissen, was sie zu erwarten haben, und Sie können abschätzen, wie lange der eigentliche Test dauern wird.
- Legen Sie die Überprüfungsziele im Voraus fest und bewerten Sie sie nach Bedarf neu.
Erfolgreiche Geschäftskontinuität ist nicht einfach so. Die Implementierung eines umfassenden BCP und die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung des Plans ist die einzige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre Geschäftsanwendungen verfügbar sind, wenn Ihre Benutzer sie benötigen.
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