Datensicherung für Office 365 – Fünf Punkte die IT-Service-Partner und Unternehmen beachten sollten

Backup und Wiederherstellung bieten die einzige Sicherheit, um verloren gegangene, überschriebene oder gehackte Daten wieder zu bekommen. Viele Anwender von SaaS-Lösungen, wie Office 365, stellen sich die Frage, ob die hohen Ansprüchen an Backup und Recovery auch in der Cloud erfüllt werden und was zu tun ist, um wieder in gewohnter Qualität abgesichert zu. Hierzu gehören höchste Sicherheit für die Wiederherstellung, sehr schnelle Recoverys, eine Versionierung oder die Sicherheitsstandards nach Compliance-Regeln. Spezielle Backup- und Widerherstellungslösungen für Office 365 gehen weit über die von Microsoft integrierte Datensicherung hinaus. Was IT-Service-Partner und Unternehmen für das Backup von Office 365 und verknüpfte Anwendungen beachten sollten, beschreiben die folgenden fünf Punkte.

1. Garantierte Widerherstellung von Daten

Unternehmen sollten im Sinne der Compliance und des sicheren Geschäftsablaufs definieren, wie sicher die Wiederherstellung von Daten sein muss. Manche SaaS-Anbieter garantieren lediglich eine 90-prozentige Wiederherstellung. Viele Unternehmen erwarten aber eine 100-prozentige und schnelle Wiederherstellung. Zudem muss das Recovery von geschäftskritischen Daten sicherer und vor allem schnell sein. Unternehmen und IT-Service-Partner sollten daher über alternative Backup- und Wiederherstellungslösungen, die speziell für Office 365 entwickelt wurden, nachdenken.

2. Versionierung ist Pflicht

Klassische Backup-Lösungen bieten eine Wiederherstellung mit vielen Wiederherstellungspunkten. Diese Versionierung ist wichtig, um beispielsweise bei einem Hackerangriff, einer fehlerhaften Bedienung oder gar böswilligen Datenlöschung durch Mitarbeiter, Daten von unterschiedlichen Zeitpunkten wiederherstellen zu können. Das integrierte Office 365 Backup in der Cloud erlaubt nur die Wiederherstellung der letzten Speicherung. Hat ein Mitarbeiter beispielsweise einen Businessplan versehentlich in der falschen Version gespeichert oder gelöscht, lässt sich die Ursprungsversion nicht mehr herstellen. Auch hier bietet sich eine zusätzliche Office 365 Datensicherung an, die eine Versionierung im Backup- und Restore ermöglicht.

3. Mehr als nur Exchange: SharePoint und OneDrive

Eine Backup-Lösung für Office 365 sollte mehr umfassen als  Kalender, Exchange oder Kontakte. Die meisten Unternehmen nutzen auch Anwendungen wie beispielsweise SharePoint Online oder OneDrive for Business, die ebenfalls gesichert werden müssen. Das Backup und die Wiederherstellung dieser geschäftskritischen Daten wird von Office 365 nicht unterstützt. Auch hier sollte auf eine gesonderte Lösung zurückgegriffen werden, um gleichzeitig mit den Office 365 Daten auch die Informationen aus SharePoint, OneDrive und weiteren Anwendungen zuverlässig zu sichern.

4. Sicherung von der Cloud in die Cloud

Es versteht sich von selbst: Daten aus Cloud-Anwendungen sollten auch in der Cloud gesichert werden. Nur so kann über eine zentrale Oberfläche eine einheitliche, sichere und vor allem zeitsparende Datensicherung erfolgen. Zu beachten sind hierbei die Einhaltung der nötigen Standards, wie eine rechtssichere Speicherlokation oder eine anerkannte Verschlüsselung der Daten.

5. Flexible Kostenkontrolle

Die Cloud bietet eine ideale Infrastruktur, um IT effizient, sicher und kostengünstig zu betreiben. Entscheidend sind jedoch nicht nur technische Aspekte, sondern auch die Form der Lizensierung von Software und SaaS-Angeboten. Speziell beim Backup von Office 365 in Verbindung mit weiteren Anwendungen wie SharePoint oder OneDrive ist eine Lizensierung per Seat vorteilhaft. Hier wird nicht nach Arbeitsplatz lizensiert, sondern nach der zu sichernden Anwendung. Optional kann der Administrator für jeden Arbeitsplatz individuell wählen, welche Daten, beispielsweise Exchange, Kalender oder kontakte, gesichert werden sollen. Erst diese Granularität lässt eine aufwandbezogene Lizensierung zu und spart wertvolle Ressourcen.StorageCraft Cloud Backup for Office 365 Das Ende 2016 vorgestellte StorageCraft Cloud Backup for Office 365 ist eine webbasierte Backup- und Wiederherstellungslösung für SaaS-Applikationen. Sie bietet umfassenden Schutz für Daten aus Exchange, Kalendern, Kontaktverzeichnissen, OneDrive und SharePoint sowie öffentlich freigegebenen Ordnern. Wesentlicher Kundennutzen sind dabei Versionierung und unbegrenzte Aufbewahrungszeit. Die Daten werden durch State-of-the-Art-Komprimierung und Verschlüsselung in SAS 70-zertifizierten Rechenzentren geschützt. Mit StorageCraft Cloud Backup for Office 365 können Dateien, Ordner oder ein ganzes Benutzerkonto über ein Self-Service-Portal schnell wiederhergestellt werden. Zukünftige StorageCraft Cloud Backup-Lösungen dieser Serie werden Anfang 2017 für Google Apps (G Suite) verfügbar sein, für Salesforce und Box.com im Laufe des Jahres 2017.Zentrales Management für IT-Service-PartnerDas Single-Sign-On-Managementportal ermöglicht es Partnern, alle Kunden zentral zu managen. Sie müssen sich nicht für einzelne Kunden separat an einer Konsole anmelden. Es besteht keine Notwendigkeit, sich aktiv mit dem Thema Cloud-Backup zu beschäftigen, es sei denn, Wiederherstellung oder Export werden benötigt. Auch das One-Stop-Management erfolgt über die zentrale Konsole und muss lediglich im Fall eines Restores oder eines Exports bedient werden.